Varausehdot

Vähäjärven lomakodin ryhmä-, kokous-, tapahtuma- ja ravintolavarausten toimitusehdot:
noudatamme aina alla olevia ehtoja, jollei muuta ole sovittu.

1. Vahvistuksen varaus ja sitovuus
   Varaus ja toimitusehdot astuvat voimaan, kun tilaus on vahvistettu kirjallisesti tilaajalle. Silloin vahvistuvat yksityiskohdat, varaus-, sekä peruutusehdot ja hinnat. Muutokset on tehtävä kirjallisesti tai soitettava Vähäjärven vastaanottoon. Lomakodin henkilökunnalla on oikeus katsoa uutta ryhmäkokoa vastaava tila, jos alkuperäinen henkilömäärä muuttuu ratkaisevasti. Myös yksityiskohdista ja kustannuksista neuvotellaan tällöin uudelleen.

2. Tilaisuuden ohjelma ja nimilista
   Tilaisuuden ohjelma ja nimilista on toimitettava viimeistään kaksi (2) viikkoa etukäteen ennen ryhmän saapumista. Tästä on käytävä ilmi seuraavat tiedot:

• ryhmän nimi sekä tulo- ja lähtöpäivät
• ryhmänjohtaja
• varaajan sähköpostiosoite
• arvioitu saapumisaika Vähäjärven Lomakodille
• mahdolliset ruokailuajat ja erikoisruokavaliotHUOM! Sähköpostiosoite on erityisen tärkeä, sillä lähetämme antamaasi osoitteeseen varausvahvistuksen sekä mahdolliset muut lisätiedot varauksestasi.

3. Sopimuksen siirto
   Sopimusta ei ole oikeutta siirtää kolmannelle osapuolelle eikä tilaa saa antaa eri ryhmän käyttöön ilman Vähäjärven Lomakodin kirjallista suostumusta.

4. Varausmaksu
   Varausmaksu yli 10 hengen ryhmillä on 10 % varauksen arvonlisäverollisesta loppusummasta, joka laskutetaan lopullisen varausvahvistuksen saavuttua Vähäjärven Lomakotiin. Tässä yhteydessä tulee myös lähettää laskutusosoite. Suosimme sähköistä tai sähköpostitse tapahtuvaa laskutusta.
   Varausmaksua ei palauteta tilaisuuden peruunnuttua kokonaan Vähäjärven Lomakodista riippumattomista syistä. (Pl. viranomaismääräyksistä johtuvat käskyt tai force majeure- esteen vuoksi tapahtuvat peruutukset: esimerkiksi lakko, tulipalo, vesivahingot, luonnonkatastrofit sekä sota tai sodan valmiustila, ks. kohta 16).
5. Yleiset peruutusehdot
   Muutokset ja peruutukset ovat mahdollisia seuraavin ehdoin, jollei muuta ole sovittu;

Sovitusta hinnasta laskutetaan / varaus	1–10 osallistujaa tai huonevuorokautta, kun peruutus tapahtuu vrk etukäteen	11- tai enemmän osallistujaa tai huonevuorokautta
0%	10pvä	30 pvä
25%	7 pvä	20 pvä
50%	5 pvä	14 pvä
100%	3 pvä	7 pvä

Huonevuorokausi = 1 huoneen yksi vuorokausi. Esimerkiksi 6 henkeä majoittuu 3 (3) vuorokaudeksi kahden       hengen huoneissa = 3 huonetta x 3 vrk = 9 huonevuorokautta.

6. Peruutusehdoista
   Peruutuskuluissa huomioidaan majoitus-, kokous-, ja ravintolapalvelut. Huonevuorokausien noustessa Vähäjärven Lomakodilla on oikeus ottaa käyttöön suuremman ryhmän yleiset peruutusehdot. Vähäjärven Lomakoti perii täyden maksun niissä tapauksissa, joissa asiakas saapuu myöhemmin tai lähtee ennen sovittua aikaa tai jättää kokonaan saapumatta. Kaikki etukäteen tilatut palvelut, tuotteet ja alihankinnat laskutetaan peruutusehtojen mukaisesti täysimääräisinä, jollei muuta ole sovittu. Laskutus tapahtuu vahvistetun henkilömäärän mukaisesti. Osallistujia ollessa suurempi määrä kuin mitä on vahvistettu, laskuttaa Vähäjärven Lomakoti toteutuneen määrän mukaisesti.
7. Maksuehdot
   Tilaaja vastaa aina kaikista kustannuksista, jollei kirjallisesti toisin sovita. Yhdestä ryhmästä tehdään ilman ennakkosopimista aina ryhmälasku = 1 lasku. Laskutus on mahdollista, jos laskutettavalla ryhmällä on ennakkoon sovittu laskutussopimus Vähäjärven Lomakodin kanssa. Laskun loppusummaan lisätään voimassa oleva laskutuslisä / lasku. Vähäjärven Lomakodilla on oikeus tehdä koko- tai osaennakkomaksu varauksesta. Muussa tapauksessa maksutapa on aina kortti tai käteinen. Tällöin tarvitsemme varauksen vakuudeksi luottokorttinumeron sekä kortin voimassaolopäivän. Maksuajan ylittyessä Vähäjärven Lomakodilla on oikeus periä kulloinkin voimassa olevan korkokannan mukaista viivästyskorkoa määräpäivästä lukien. Jos sovittua maksua ei hoideta eräpäivään mennessä, Vähäjärven Lomakodilla on oikeus perua varaus. Oikeus muutoksiin pidätetään.

8. Tilauksen muutos
   Vähäjärven Lomakoti voi keskeyttää, lopettaa tai peruuttaa tilaisuuden, jos se häiritsee muuta toimintaa tai vaarantaa Lomakodin maineen tai turvallisuuden. Lisäksi Lomakodilla on oikeus muutoksiin, jos olosuhteet ovat Lomakodin toiminnasta riippumattomia esimerkiksi lakko, pandemia, työsulku jne. Näistä aiheutuvia vahinkoja ei korvata.

9. Hinnat
   Tapahtumien, kokousten sekä muiden ryhmävarausten hinnoittelu ja hinnat sovitaan aina varauskohtaisesti. Lainsäädännön, viranomaisten tai muiden määräävien tahojen julkisten maksujen muutoksien vuoksi ja niiden ilmetessä sopimuskauden aikana, pidätämme oikeuden hinnanmuutoksiin. Hinnanmuutosoikeus koskee myös varauksia, joiden päivämäärät, varauksien kesto, henkilö-, tilojen tai huoneiden lukumäärät muuttuvat. Hinnat eivät sisällä komissiota, jollei vahvistuksessa toisin mainita.

10. Tilaajan vastuu
    Vähäjärven Lomakoti ei vastaa esineistä, joita säilytetään Lomakodin tiloissa tai Lomakodin huoneissa tai jotka unohtuvat sinne. Tilaaja vastaa kaikista vahingoista, joita tilaajan laitteet, henkilökunta, esiintyjät tai ryhmän osanottajat aiheuttavat kiinteistölle tai Lomakodin irtaimelle omaisuudelle. Tilaaja on velvollinen suojelemaan vahingoilta vuokraamiaan tiloja ja kalusteita. Tilaaja vastaa Lomakodille tuomistaan laitteista ja irtaimesta omaisuudesta. Tilaaja sitoutuu noudattamaan Lomakodin henkilökunnan ohjeita talon, sekä kalusteiden ja laitteiden käyttöä koskevissa asioissa. Tilaaja vastaa varauksesta kokonaisuudessaan.

11. Erikoisjärjestelyt ja erityistoiveet
    Mikäli tilaisuuteen tarvitaan erityislupia, ohjelmaa, orkesteria, erikoiskoristelua tai poikkeuksellisia teknisiä laitteita, sitoutuu tilaaja vastaamaan näistä aiheutuvista kustannuksista. Muut erityistoiveet -liittyen esimerkiksi erityisruokavalioon tai turvajärjestelyihin- tulee ilmoittaa vastaanottoon mahdollisimman ajoissa. Liian myöhäisessä vaiheessa esitettyjä toiveita emme pysty välttämättä toteuttamaan.

12. Muutokset Vähäjärven Lomakodin tiloihin
    Tilaajalla ei ole oikeutta tehdä muutoksia varaamiinsa tiloihin, pystyttää tai kiinnittää tilapäisiä rakenteita, opasteita tai muuta sopimatta tästä erikseen Vähäjärven Lomakodin kanssa.

13. Valokuvaaminen
    Mikäli Teillä on tarkoitus kuvata tilaisuudessa, ottakaa ennakkoon yhteyttä tai kysykää lupaa vastaanotostamme paikan päällä luvan saamiseksi.

14. Lomakodin mahdollinen remontointi
    Lomakoti ilmoittaa kohtuullisen ajan kuluessa mahdollisista remontin vaikutuksista asiakkaalle kirjallisesti. Saneeraus- tai korjaushanke ei ole sopimuksen irtisanomisperuste, ellei osapuolten kesken muuta sovita.

15. Ristiriitatilanteet
    Mahdolliset riitatilanteet Vähäjärven Lomakodin ja asiakkaan välillä tulee ratkaista kulloinkin kyseessä olevassa maassa voimassa olevien sääntöjen mukaisessa välimiesmenettelyssä.

16. Force Majeure
    Kummallakin osapuolella on oikeus purkaa tämä vahvistus kirjallisesti ilman minkäänlaista korvausvelvollisuutta sodan, viranomaispäätösten, terroritekojen, luonnonmullistusten, lakkojen, sisäpoliittisten levottomuuksien tai muiden sellaisten syiden vuoksi Suomessa, joihin osapuoli ei voi vaikuttaa ja joiden seurauksena sopimusvelvoitteiden täyttäminen muodostuu osapuolelle epäsuotavaksi, lain vastaiseksi tai mahdottomaksi.